Mitä ovat sosiaaliset työkalut yrityksessä, mitä määritelmä pitää sisällään ja mitä hyötyjä niiden odotetaan tuovan? Onko termi ylipäätänsä tuttu? Ensimmäisenä avaan sitä hieman. Termihän kuullostaa mielenkiintoiselta, koska teknologioiden välityksellä tapahtuva sosiaalinen toiminta on todellakin vaikuttanut nykypäivän ihmisen toimintaan valtavasti. Eli sosiaalisiin työkaluihin yrityksessä – termiin liittyy varmasti sosiaalinen media ja kommunikointivälineet. Lähdetään näistä liikkeelle ja muuten, englanniksi puhutaan usein Enterprise Social Software tai Enterprise Social Networking.
Sosiaalinen media
Sosiaalinen media on varmasti tuttu kaikille. Sosiaalinen media on tietoverkkoja ja tietotekniikkaa hyödyntävä viestinnän muoto, jossa käsitellään vuorovaikutteisesti ja käyttäjälähtöisesti tuotettua sisältöä ja luodaan ja ylläpidetään ihmisten välisiä suhteita. Sosiaalinen media mahdollistaa että käyttäjä tai käyttäjäryhmä on aktiivinen viestijä ja sisällöntuottaja tiedon vastaanottajan lisäksi. Julkisen webin sosiaalisen median palveluita ovat. mm. yhteisöt kuten Facebook, mikroblogit kuten Twitter, erilaiset blogit, wikit kuten Wikipedia, erilaiset keskustelufoorumit, median jakopalvelut kuten Youtube ja linkkienjako palvelut kuten Delicious.
Unified communications and collaboration (UC&C)
UC&C ei välttämättä ole niin tuttu termi. Se tarkoittaa reaali-aikaisten kommunikointivälineiden kuten pikaviestintä (chat), läsnäolotiedon, internetpuheluiden (VOIP), online konferenssien ja video konferenssin tapaisten työkalujen käyttämistä. Eli yrityksen työntekijät kommunikoivat toistensa, kumppaneiden ja asiakkaiden kanssa käyttäen kyseisiä välineitä.
Sosiaaliset työkalut yrityksessä
Kun puhutaan sosiaalisista työkaluista yrityksessä voidaan yhdistää sosiaalisen median toiminnot ja Unified Communications and Collaboration (UC&C) - työkalut tai sitten puhutaan vain sosiaalisen median toiminnoista yrityskäytössä. Toisaalta yrityksissä näiden käyttöönotto on hyvinkin usein erillistä koska monet palveluntarjoajat tarjoavat sosiaalisen median toimintoja ja UC&C - työkaluja erillisiä tuotteina. Tosin jotkin tuotteet myös yhdistävät tämän tarjooman joten niin yksiselitteistä tämä ei ole.
Lisäksi termi yrityskäyttö tarkoittaa usein sisäistä käyttöä yrityksessä eikä loppuasiakkaille tehtyjä sosiaalisen median toimintoja. Jokatapauksessa termistö on hieman sekavaa ainakin vielä ja yhtenä terminä voidaan puhua sosiaalisesta intranetistä kun puhutaan sisäisestä käytöstä. Toisaalta tästä päästään helposti extranetin puolelle koska R&D tyyppinen työ sisältää usein kommunikointia kumppaneiden kanssa.
Eli kun tässä kirjoituksessa ja seuraavissa osissa puhun sosiaalisista työkaluista yrityksessä, puhun nimenomaan sosiaalisen median toimintojen sisäisestä käytöstä yrityksessä ja jätän UC&C-työkalut tarkastelun ulkopuolelle.
Samaista sosiaaliset työkalut yrityksessä termiä ja jaottelua käyttää myös Gartner johtavien sosiaalisten työkalujen nelikenttä analyysissa.
Sosiaaliset työkalujen ja UC&C työkalujen käyttö
2011 loppupuolella tehdystä Marketvisionin kyselystä ilmenee että 25% osallistuneista suomalaisista yrityksistä ovat jo ottaneet käyttöön UC&C työkalut:
Samanlaista tutkimusta sosiaalisten työkalujen käyttöönotosta yrityksessä en löytänyt mutta laajemmissa tutkimuksissa intranetin osalta on arvioitu että 61% yrityksistä käyttää jotain sosiaalisen median ominaisuutta, useimmiten blogeja, wikejä tai foorumeita.
Lisäksi Forrester ennustaa että nimenomaan sosiaalisen median työkalujen käyttöönotto lisääntyy tulevaisuudessa ja UC&C ratkaisuihin panostukset vähenee viimeistään 2014. Syyksi Forrester ilmoittaa että UC&C työkalut eivät auta työntekijöitä löytämään yrityksen työntekijöitä työryhmiensä ulkopuolelta eli he kommunikoivat usein vain jo syntyneiden verkostojen kanssa.
Kuinka sosiaaliset työkalut auttavat käytännössä yritystä?
Ensinnäkin jotta yritys ottaa menestyksekkäästi sosiaaliset työkalut käyttöön niille on järkevää olla jokin muu syy kuin aallonharjalla pysyminen tai yrityksen IT-puolen halu. Yrityksen pitää löytää oikeat liiketoiminnan ongelmakohdat joita lähdetään parantamaan sosiaalisilla työkaluilla esimerkiksi keskimääräinen aika jokin ongelman ratkaisemiseen tai tehtävän tekemiseen, sen jälkeen yritykset pitää valita oikeat sosiaaliset työkalut joilla asiaa parannetaan.
Useimmiten korkealla tasolla sosiaalisten työkalujen on ajateltu parantavan seuraavia asioita yrityksen sisällä:
- Enemmän näkyvyyttä siihen mitä tapahtuu
- Seuraamalla ihmisiä, projekteja, tagejä, työntekijöitä, ryhmiä, dokumenttejä työntekijät saavat tietoonsa kun joku muuttuu
- Parempi kontrolli ”tietotulvaan”
- Työntekijät voivat valita ketä ja mitä seuraavat ja päättää lopettaa seuraamisen ja vain kriittiset päivitykset näkyvät
- Parempi yhteistyö ja ketteryys
- Työntekijät voivat kommunikoida hetkessä, esittää kysymyksiä, jakaa ideoita, jakaa parhaita käytäntöjä, tehdä yhteistyönä dokumentteja ja saada palautetta hetkessä.
- Parempi tiimityöskentely
- Työntekijät voivat ryhmittyä aiheiden ja projektien ympärille ja tehdä työtä niille varatuissa virtuaalisissa työtiloissa
- Nopeampi oikeiden ihmisten löytäminen
- Rikkaat profiilit ja hakutoiminnot. Koska työntekijät jakavat tietoa itsestään ja heidän toimintansa kuten dokumenttien luonti täggääntyy he luovat itsestään lisää tietoa työyhteisölle.
- Vuoropuhelun aloittaminen on helpompaa
- Avainhenkilöt voivat tavoittaa ja saada vuoropuhelua työntekijöiden kanssa blogeilla ja videoilla. Sosiaaliset työkalut mahdollistaa välittömän palautteen ja reaaliaikaisen keskustelun näin avainhenkilöt voivat reagoida huhuihin, selkeyttää ja ilmoittaa muutoksista.
Herättääkö ajatuksia? Uskotko että hyödyt ovat saavutettavissa?
Tämä kirjoitus on ensimmäinen osa kolmiosaista kirjoitussarjaa Sosiaaliset työkalut yrityksessä.
Kirjoittanut:
Johannes Paarvala, Consultant
""For over six years I’ve worked as a consultant in the field of online service development and content management. I’m specialized in concept development, functional design and requirements management. My project assignments have included e.g. global consumer online and customer loyalty services. I hold a Master of Science degree from Tampere University."
+358 40 713 1577
johannes.paarvala(at)talentbase.fi
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti