Edellisessä kirjoituksessa esittelin hieman termiä sosiaaliset työkalut yrityksessä. Nyt voisin paneutua hieman tämän hetken käytännön projektityön ongelmiin ja miettiä sitä kuinka tilannetta voisi parantaa sosiaalisilla välineillä.
Eri IT-projekteissa käytetään usein monia eri järjestelmiä tallentamaan projektin informaatiota. Vastaavanlainen järjestely voi löytyä monestakin IT-projektista:
- Dokumentit tuotteessa X
- Tekniset kuvaukset wikissä Y
- Vaatimukset ja tehtävienhallinta työkalussa C
- Defektit ja niiden seuranta työkalussa V
- Alkuperäiset vaatimukset exceleissä jotka tuotteessa X
- Projektinhallintaa ja eri asioista sopimista kokouksissa, keskusteluissa, sähköpostissa, pikaviestimissä ja puhelimitse.
Kun olin projektissa, jossa oli vastaavanlainen järjestely, seuraavia kysymyksiä ja ajatuksenkulkuja nousi esille projektin alussa ja aikana:
- Ketäs tässä porukassa oikein on ja mitähän ne mahtaa tehdä?
- Kehittäjä, ok seuraava, kehittäjä. Olisi varmaan ihan hyvä tietää jotain muutakin, niin täällä intrassa tosiaan lukee kehittäjä. Eli opitaan pikkuhiljaa mitä te oikeasti teette.
- Mitäs tämä porukka on aikaisemmin tehnyt ja miksi jotkut asiat on tehty näin?
- Asiat on sovittu maileissa ja kokouksissa ilman muistiinpanoja. Eli pikkuhiljaa tutuksi näiden hommien kanssa sitten.
- Miksi ihmeessä täältä Wikistä on niin vaikea löytää niitä tärkeitä juttuja?
- No siksi kun sitä käyttää muutkin ryhmät tässä projektissä eikä vain meidän ryhmä ja siksi se on niin sekava
- Miksi ihmeessä meidän integraation pääkontakti ei tiedä mitään meistä ja mitä tapahtuu ja kaikki pitää koko ajan laittaa maililla uudelleen ja uudelleen.
- Ainakin siksi että se ei pääse meidän projektityötilaan vaikka on samasta firmasta
- Onkohan se defekti korjattu?
- Odotas, kirjaudun sisään ja yritän keksiä mikä oli ID, se pitäisi olla jossain sähköpostissa, odota niin etsitään sitä sähköpostista
- Onkohan minulle uusia defektejä?
- Niin pitää muistaa kirjautua sinne työkaluun katsomaan, kaikki ei kuitenkaan lähetä niitä sähköpostilla
- Missähän vaiheessa se tehtävä on?
- Odotas, kirjaudun sisään ja katselen vähän tarkemmin
- Miksei minulle kerrottu että tämä tehtävä ei etene?
- No sä nyt tipuit siitä sähköpostilistalta, ei koettu että se olisi tärkeetä
- Mitenhän saisin tästä vaatimuksesta paremman kuvauksen siltä joka oli sen luonut?
- No sähköpostilla tietenkin. Kuluu kolme viikkkoa. No kyllä mä siitä laitoin mailia mutta unohdin seurata vastasiko se.
- Mitenhän saisin tiedon siitä että tämä dokumentti päivittyy?
- Käyt katsomassa ja luet dokumentin versiohistoriasta jos sitä on päivitetty
- Mitenhän muistaisin aina infota kaikkia kun minun tekemä dokumentti päivittyy?
- Pitää muistaa lähettää kaikille sähköposti että dokumentti on päivitetty
Yllä olevien asioiden hoitamiseen kuluu aikaa ja moni päivittäin tehtävä asia turhauttaa koska se vie aikaa pois niiltä työtehtäviltä joita olisi oikeasti pitänyt tehdä. Toki myös joitakin asioita oli voinut jo olemassa olevilla työkailuilla ja oman työn paremmalla organisoimalla helpottaa. Kuitenkin yllä oleviin ongelmiin voisi saada helpotusta jos yritys ja sen työntekijät käyttäisivät enemmän sosiaalisia toimintoja. Otetaan muutama esimerkki miten yllä olevia asioita voisi parantaa:
- Projektiryhmällä voisi olla yhteinen uutissivu joka päivittyy automaattisesti kun jotain merkittävää tapahtuu kuten joku tehtävä tai defekti merkataan tehdyksi, aikataulussa tapahtuu muutoksia tai projektihenkilölle tärkeä dokumentti päivitetään.
- Projektiryhmällä voisi olla yhteinen työtila verkossa joka sisältäisi keskustelupalstan, wikin ja dokumenttienhallinnan. Tähän työtilaan voisi myös kutsua projektiryhmän ulkopuolisia jäseniä. Näin saataisiin asioita sähköpostista pois ja enemmän näkyvyyttä siihen mitä tapahtuu.
- Yksittäisellä projektin jäsenellä voisi olla oma tila josta muut voivat katsoa hänen aktiviteettejaan ja tutustua hänen osaamiseensa.
- Projektiryhmän jäsenille ja ulkopuolisille jäsenille voisi antaa tehtäviä, näitä tehtäviä voisi myös seurata ilman että tarvitsee asettaa itselleen erillistä muistutusta.
Monet näistä parannuksista ovat jo teknisesti mahdollisia yrityksissä tai ainakin jo markkinoilla olevilla työkaluilla tämä on mahdollista, mutta se että saa työntekijät toteuttamaan hyviä prosesseja voi olla paljon vaikeampaa. Lisäksi jos nykyisiin toimintatapoihin ja työkaluihin ei haeta aktiivisesti parannusta asioihin ei sitä varmasti tulekaan. Tällä hetkellä moni yritys on jo käyttänyt erilaisia sosiaalisia toimintoja mutta kuten käy ilmi Altimerin raportissa, niistä ei ole välttämättä saatu odotettua hyötyä.
Tällä hetkellä näyttää siltä että yritykset ovat enemmän ja enemmän kiinnostuneita sosiaalisuuden tuomista mahdollisuuksista. Toivottavasti asiat myös oikeasti muuttuvat, ainakin minä olin monesti yllä mainitun projektin aikana turhautunut kuinka paljon käytin aikaa asioihin jotka olisi voinut hoitaa toisinkin.
Herättääkö ajatuksia? Onko teidän projektissa vastaavanlaisia ongelmia?
Tämä kirjoitus on toinen osa kolmiosaista kirjoitussarjaa Sosiaaliset työkalut yrityksessä.
Kirjoittanut:
Johannes Paarvala, Consultant
""For over six years I’ve worked as a consultant in the field of online service development and content management. I’m specialized in concept development, functional design and requirements management. My project assignments have included e.g. global consumer online and customer loyalty services. I hold a Master of Science degree from Tampere University."
+358 40 713 1577
johannes.paarvala(at)talentbase.fi
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti