SharePoint internetpalvelun sisällönhallintajärjestelmänä?

Microsoftin monialaosaaja SharePoint on yksi viime vuosien suurista IT-alan tuotemenestyksistä. Menestystarina sai todellisen nosteensa SharePoint 2007:n ilmestyessä, vahvistui versiossa 2010 ja elää nyt kukoistustaan versiossa 2013. Tällä välillä SharePointin voi sanoa saavuttaneen intranet -alustana maailmanlaajuisen valta-aseman, ja sitä voi ostaa nykyisin perinteisen on-premise -asennuksen lisäksi pilvipalveluna.

Alunperin intranet- sekä extranet-käyttöön luontaisesti sopiva SharePoint on menestynyt business-puolella laaja-alaisuutensa vuoksi. Se tarjoaa kattavasti kollaborointitapoja, sosiaalisen sisällön jakamisen, dokumentinhallinnan, sisällönhallintatyökaluja verkkosivujen ylläpitoon sekä itse esitysportaalin.

Julkisten, kuluttajille suunnattujen internetpalvelujen sisällönhallinta-alustana SharePoint on ollut varsin harvinainen aina viime vuosiin asti. Tuotteen historian valossa se on ymmärrettävää. Kuitenkin viimeisimmät SharePoint (2013) -kehitysalueet kohdistuivat perinteisessä mielessä sisällön julkaisuun ja erityisesti alueisiin, jotka tukevat julkisten internet-sivujen rakentamista.

Onko SharePointista nyt kilpailijaksi Web Content Management (WCM) -alueella internet-sivujen tuottamiseen?

Varsinaisen sisällön näkökulmasta SharePoint on perinteisesti ollut rajoittunut kuva- ja videomateriaalien käyttömahdollisuuksissa. Microsoftin oman web-ohjelmointiympäristön Silverlightin lisäksi tuetaan html5-pohjaista videojakelua laajentaen liikkuvan kuvan sekä interaktiivisten sisältöjen mahdollisuuksia. Videoita voi myös esimerkiksi versioida eri käyttötarkoituksia varten. Parannuksia on tullut myös aikaisemmin jäykähköön kuvamateriaalien käyttöön.

Sivujen löydettävyys julkisissa hakukoneissa pohjautuu muun muassa metatietoihin, linkityksiin ja itse sisältöön. Hakukoneoptimointi (SEO) on nyt otettu paremmin huomioon kun sivujen metatieto on valmiina sivutasolla muokattavissa SharePointin käyttöliittymän avulla. Aikaisemmin SEO-kentät on jouduttu työstämään ylimääräisenä räätälöintityönä. Pieni parannus sinänsä, mutta nousee esiin kun organisaatiot vertailevat tuotteiden käyttövalmiita ominaisuuksia.

SharePointin julkaisuarkkitehtuuria on moitittu vanhanaikaiseksi jossa elementtejä kasataan työläästi sivutasolla näkymä kerrallaan. Tämän perinteisen tavan rinnalla SharePointin sisältöä voi nykyään esittää ja koostaa käyttöliittymässä dynaamisemmin käyttäen työkaluina koostesivuja, joita ohjataan hakufilttereillä ja metatietorakenteilla. Navigaation voi rakentaa dynaamisemmin metatietopohjaisesti ja sivujen polut voi esittää helppolukuisemmassa muodossa.

Kaikkein tunnetuin yksittäinen internet-sivujen tekemistä hankaloittava rajoite SharePointissa on ollut ulkoasun työläs räätälöinti. Sivustojen yksilöllinen brändäys on tavanomainen vaatimus internet-palveluissa, mutta sen toteuttaminen on muistuttanut SharePointissa perinteisen web-suunnittelun sijasta sovelluskehitystä vaativuudessaan.

Työskentelytapaa on nyt helpotettu siihen suuntaan, että käyttöliittymän suunnittelua voidaan tehdä helpommin ja siihen voi käyttää työkaluja, jotka ovat tuttuja tavanomaisessa web-suunnittelussa. Siirtyminen html5-standardiin esityspuolella tukee myös modernimpaa ja joustavampaa sisällön esittämistä eri päätelaitteissa. Kuitenkin, vaikka ulkoasun muokkaaminen on helpompaa kuin ennen, on edelleen työlästä saada SharePoint-sivusto näyttämään radikaalisti muulta kuin tyypilliseltä SharePoint-sivustolta.

Myös todellinen joustava responsiivinen esitystapa on SharePointin päätelaitekohtaisesta räätälöitävästä html5-esitystavasta vielä kaukana. Responsiivisen esitystavan toteuttaminen on asiantuntijatyötä myös SharePoint–alustalla.

Monet kokevat SharePointin sisällönhallintatyökalut vaikeaksi oppia, mikä osaltaan johtunee monimutkaisesta arkkitehtuurista ja ominaisuuksien laajasta kirjosta. SharePointille tyypilliseen tapaan uudet ominaisuudet ovat usein käytössä vanhojen rinnalla, tai ominaisuuksia voi ottaa käyttöön vain tietyn konfiguraation kautta. Tämä luo haasteita uusien sisältörakenteiden luomisessa, vaikkakin itse sisältösivujen muokkaaminen onnistuu kätevästi WYSIWYG–muodossa.

Suurimpia esteitä SharePointin kilpailukyvylle on sen hinnoittelu. Käyttöönotossa maksetaan kokonaisvaltaisesta kehitysalustasta, joten sen on vaikea kilpailla hinnallaan perinteisten sisällönhallintatuotteiden kanssa. Toisaalta vaihtoehtoisen pilvipalvelun käyttöönotto on edullista ja nopeaa, mutta sen ominaisuudet ovat rajoitetummat kuin asennettavassa versiossa. Hinnakas, asennettava on-premise-tapa on edelleen paras ratkaisu jos käytetään kattavasti SharePointin sisällönhallintaominaisuuksia tai tarvitaan kattavia integrointeja sisältölähteisiin.

SharePoint on edelleen kattava monialatuote, jonka pääosaaminen on yhteistyöpohjaisten liiketoimintapalvelujen puolella ja vasta se toinen jalka sisällönhallintamaailmassa.

Vertailua SharePointista WCM -mielessä on tehnyt myös Real Story Group: 
How Does SharePoint 2013 Stack Up for WCM?

Raportti on maksullinen.

Kirjoittanut:

Jari Ratinen, Senior Consultant